职场人士,免不了商务出行。出门在外,衣、食、住、行都不能马虎。
今天,我们从这四方面和大家一起解锁优雅出差的标准姿势。
第一部分:行程规划
合理的行程规划能让你最大程度提高效率,节省体力和费用,起到事半功倍的效果。
一、遵循原则
在设计行程的时候,我们可以遵循4个原则:
1、提前规划
出差一定要有明确的目的。
一旦确定要出差,就要围绕目的来规划时间、路线、同行人。以上内容确定后,可以建专门的临时商旅群,以便同步各项信息。
2、早去早回
出门在外,要尽量早去早回、避免拖泥带水。
如果涉及飞机出行,结合以往经验,建议选择早班飞机——首先是降低延误概率;其次,可以在飞行途中补充睡眠;再者,飞机落地相对较早,往往上午还留有时间继续开展各类工作。
3、减少折腾
在路线的设计上,我们尽量按照“不绕路、不回头、一条线走完”的思路来进行设计,在预订机票和高铁票时,也尽量选择直达班次、避免转乘。
4、松紧适度
行程中,精力和体力要均衡分配,要避免过松或过紧的情况出现:“三天一地”会显得效率过低,“一天三地”则未免过于奔波。
二、机票预订
提示一点,规划行程时,一定要和被拜访对象反复沟通并确认时间,避免扑空。
最终行程设计好之后,就要提前订票,并尽量减少变更。
很多企业都有指定的票务代理,以享受额外优惠。此外,如果是自行订机票,可以上航空公司官网以获得最低价——目前,国内主要航空公司均承诺“卖贵补差”。
如果经常乘坐飞机出行,我们可以结合最高频的起降地点,认准一个航空公司购票,以帮助我们尽快累积积分和航段,提升会员等级。
此外,很多航空公司已开辟了登机口升舱服务:对于空中飞人们,可以用积分换升舱,以获得更好地休息——因此,认准一张高里程兑换比例的信用卡持续积分,就变得非常必要。
订票后,很多人习惯提前选座。对于客舱位置的选取,则看个人爱好:
如果飞行途中不用起身、则可以选择靠窗座位,避免被人打扰;
如果有起身的计划,就最好选择过道位置,避免打扰别人。
此外,如果是南北向航线,则可以结合航班起降时间,做好左右侧的选择,避免被太阳直射。
如果东西向航线,则可以提前预判主要地标景点和目的地机场的位置关系,选取对应的靠窗位,方便在空中欣赏和拍照。
三、市内接驳
很多企业在当前环境下,都提倡轻车简行,避免扰民。
一般而言,互联网专车是机场码头首选的接驳工具:建议提前预约,避免等待时各种计费。
专车普及后,很大程度降低了物品丢失的可能性,也增加了找回的成功率,但我们依然不能马虎。
下车前,一定要检查行李,尤其是手机和后备箱。此前网上流行一个物品清单,供大家对照:
伸:身份证
手:手机
要:钥匙
钱:现金
包:书包、行李箱
第二部分:住宿安排
出门在外,不仅要行得利索,还要住得轻松——订酒店也是商务人士必修的一门功课。
一、酒店预订
部分企业有协议酒店,员工可以享受较好的签约价,同时享受额外早餐、果盘、延迟退房等升级权益。
如果自己企业没有协议酒店怎么办?
这里分享一个实用技巧:提前找几个五百强或大国企的朋友和同学,拿到他们在全球各地的协议酒店信息,到了酒店的时候报出企业名字和协议号,基本上都能享受员工价格。
此外,结合自己的出差费用标准,在同一城市尽量选择同一酒店,以便持续积累积分,快速升级。
再者,如果有长期入住的固定酒店,建议主动去认识酒店的销售部人员,通过他们提前内部订房,往往能拿到低于市面的心动价格。
二、入住办理
目前,酒店行业普遍经营压力大,竞争激烈。
当我们到达前台办理入住时,可以大方提出要求,比如送水果、升级房型、送各种优惠券……只要你敢开口,酒店为了发展和挽留老客户,在入住率不高的情况下,往往会免费为你升级。
如果是多人出差,同性之间还可以选择合住拼房。一是节约费用,在总费用额度内享受更好的房型,二是方便同事间交流,增进感情。
办理入住时,别忘了让前台设置一个Morning call,避免第二天错过起床时间。
三、房间秒退
退房的时候,我们可以培养一种“秒退”的意识和习惯:
1、头天晚上睡觉前,主动电话前台,告知房间消费情况,让前台提前准备报销所需的流水单,并开好纸质发票(目前很多酒店已经升级为电子发票)。
2、归还房卡并等待前台开票关帐时,当场贴票,不浪费等待时间,这样能避免回家后再次操作,从而做到快速报销。
四、防止物品丢失
很多同学在酒店容易丢东西。今天,易哥给大家介绍自创的物品防丢绝招:三张毛巾法。
到达房间后 ,立刻找出大中小三张毛巾。
第一张小号面巾,平铺摆放卫生间物品。
第二张,洗脸毛巾,平铺用于摆放个人物品
如果不习惯酒店的面包枕头,则可以用大号浴巾自己叠一个枕头。酒店的枕头,则可以配合房间沙发围一个围栏,用于堆积换洗衣物。
通过以上方法,不仅物品有了统一摆放区,衣物也可以“任意堆积”,要退房时,毛巾一收,物品一样不少,从而做到潇洒退房,不丢一物。
第三部分:餐饮安排
出差在外,饮食不能马虎。
早餐自不必说,如有可能一定要吃。如果自己用餐,就要确保营养第一、口味其次。
在通勤路上的简餐,如果是陪同Boss出访,有经验的同学往往选择和上司同样的餐食——做到和Boss同时动筷子,同时结束,从而避免相互等待。
此外,商旅过程中往往有各种宴请,如果自己要负责点菜,那就需要认真准备。
点菜是一门学问,网上有各类教学文章,欢迎大家自行查阅。
这里,我们提醒两点:
1、吃什么很重要,不吃什么更重要。
务必提前了解好就餐人员的饮食禁忌,并提前避坑。
2、结合预算定菜品,请求专家给指导。
如果没有点菜经验,可以让餐厅经理帮忙搭配点菜,你在此基础上做微调。
在菜品数量上,凉菜一般是就餐人数的1/2,热菜数量基本和就餐人数相同。
就餐结束前,可以提前结账,并核对金额、开好发票,返程后及时报销。
第四部分:出差着装
最后我们再看看商旅途中的着装。
穿什么,主要取决于要出席的场合。如果涉及到正式谈判或签约发布仪式的,还要带上正装。
按此理念,如果是飞机和高铁的长距离出行,我们的衣物和鞋也可以按“通勤”和“公干”的不同场景进行区分。
长途交通工具上,可以穿上轻便舒适的衣物和拖鞋,以方便休息;到达目的地后,再换上商务装备,瞬间让你英姿飒爽。
待疫情好转,国际商务也将陆续恢复:如果涉及国外出差,则建议选择拉链口袋多的衣服,方便装护照等证件。
同时,对于某些存在安全隐患的国家和地区,则要尽量低调出行,财不外露。
虽然当前疫情降低了商旅出行的频率,但相信整个商务交流一定会随着时间逐渐恢复。出差无小事,只要做好衣食住行各方面充分的准备,养成良好的差旅习惯,我们就能做到潇洒办事,轻松出行!
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